Klar, wirksam und überzeugend kommunizieren – als Führungskraft und in Teams

Wo Führungskräfte und Teams scheitern: Typische Kommunikationsfallen

Kennt ihr diese Kommunikationsmuster?

• Kaum Kommunikation von unten nach oben, oft aus Autoritätsgläubigkeit oder Angst
• Wenig kreativer Austausch mit anderen Führungskräften, stattdessen Fokus auf operatives Management des eigenen Teams, „nach unten“
• Wenig kreativer Austausch in einem Team, stattdessen Abarbeiten nach Anweisung der Führungskraft
• Unidirektionale Kommunikation, ohne Respekt und Wertschätzung für andere Perspektiven, kein sogenanntes „aktives Zuhören“
• Destruktive Dominanz: Eine Person im Team dominiert die Kommunikation in destruktiver Art und Weise
• Ersatzdiskussionen auf inhaltlicher Ebene, statt Frust, Enttäuschung oder Wut anzusprechen
• Botschaften werden von den Empfängern bewusst oder unbewusst ausgefiltert.
• Grabenkämpfe und Intrigen, gerade bei organisatorischen Veränderungen („alte Seilschaften“)
• Das „Haben wir immer so gemacht“ statt Innovation
• Frust, Demotivation, Schweigen und Rückzug

Bei solch dysfunktionaler Kommunikation entstehen keine neuen Ideen, keine neuen Lösungen, kein besseres gegenseitiges Verständnis und kein Vertrauen. Stattdessen führen Frust, Ärger oder Angst zu Reibungsverlusten, Qualitätseinbußen, Demotivation, erhöhter Fluktuation u.s.w.

Gute Kommunikation ist Grundlage erfolgreicher Führung. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen eingreifen, wenn sie die oben beschriebenen Muster dysfunktionaler Kommunikation bemerken.

Daher überrascht es nicht, dass der Wunsch nach Unterstützung für klarere, wirksamere und überzeugendere Kommunikation regelmäßig an uns herangetragen wird.

Sechs Bausteine für klare, wirksame und überzeugende Kommunikation

Aus der Praxis heraus strukturieren wir unsere Arbeit mit Führungskräften rund um Kommunikation gerne in 6 Bausteine:

• Baustein 1: Kläre und verändere euer “Ökosystem” der Kommunikation!
• Baustein 2: Schaffe Vertrauen, schaffe also “sichere Räume” für eure Kommunikation!
• Baustein 3: Lerne, gemeinsam wirklich zuzuhören!
• Baustein 4: Ermögliche Spannungen und erlaube Emotionen!
• Baustein 5: Gebe echten Raum zum gemeinsamen Denken!
• Baustein 6: Kommuniziere mutig und klar!

Entlang dieser fünf Bausteine geben wir euch in Coaching, Teamentwicklung und Training konkrete, praxisorientierte und einfache Tools an die Hand, um eure Kommunikationsmuster zu verändern und wirklich gute Kommunikation zu ermöglichen.

Natürlich musst du nicht jedes Tool sofort in der Praxis anwenden – wenn du 2–3 Tools auswählst, die dich heute ganz konkret weiterbringen, dann ist das perfekt!

Diese Bausteine sind übrigens direkt dem fantastischen Werk „Dialog oder ‚Die Kunst, gemeinsam zu denken‘“ von William Isaacs entnommen.

Baustein 1: Kläre und verändere euer “Ökosystem” der Kommunikation!

Oft stellen wir fest, dass sich Führungskräfte oder Teams eine Verbesserung der Kommunikation wünschen. Sie haben sich aber nie bewusst gemacht, wo und wie im Status quo die formelle und informelle Kommunikation tatsächlich erfolgt und welche Formen und Strukturen der Kommunikation für die spezifische Situation sinnvoll sind.

Betrachtenswert ist hier einerseits natürlich die Situation aus der Perspektive der Führungskraft. Wir empfehlen aber auch eine Analyse der strukturellen und tieferliegenden Themen des Teams – mit dem Team.

Baustein 1a: – Vorbereitung aus der Perspektive der Führungskraft

Beispielhafte Ansätze, Kommunikationsstrukturen aus der Perspektive der Führungskraft zu bearbeiten, sind:

• Kommunikations- und Stakeholdermapping: Dies kann aus der individuellen Perspektive erfolgen, aber genauso gut auch aus Sicht von Teams „nach außen“. Was sind die relevanten Stakeholder? Wie hoch ist das jeweilige Interesse und der jeweilige Einfluss in Bezug auf die Ziele von dir oder dem Team? Wie sieht die aktuelle Kommunikation aus? Formell und informell?
  Ggf. helfen Visualisierungen wie Beziehungsdiagramme oder das Power-Interest-Grid (Darstellung der Stakeholder nach Einfluss und Interesse in einer Vierfelder-Matrix). Erarbeite jeweils Ist- und Zieldarstellungen.
• Gruppendynamische Modelle: Visualisierungen der Gruppendynamik innerhalb des Teams können weitere Transparenz schaffen, beispielsweise in Form einer Rangdynamik-Zuordnung (nach Alpha-, Beta-, Gamma- oder Omega-Teammitgliedern) oder in Form des sogenannten Gruppenfeldes (Vierfelder-Matrix mit den Dimensionen Nähe/Distanz und Wechsel/Stabilität).

Stelle dir zu diesen Analysen dabei folgende beispielhafte Fragen:

• Welche Erkenntnisse hast du als Führungskraft aus dieser Übung? Auf der inhaltlichen Ebene?
• Was muss sich in der Organisation oder den Prozessen ändern?
• Wo gibt es aus deiner Sicht aufzulösende Themen auf der Beziehungsebene?
• Wie passt das, was wir tun oder verändern wollen, zu unseren Zielen?
• Wie möchtest du als Führungskraft stattdessen die formelle und informelle Kommunikation und Entscheidungsfindung bewusst und aktiv gestalten?

Baustein 1b – Arbeit im Team: Strukturelle Themen

Auch im Team selbst könnt ihr analysieren, wie euer „Ökosystem“ eure Kommunikation beeinflusst. Dieser Begriff des “Ökosystems” beinhaltet alle eure expliziten und impliziten, formellen und informellen Rahmenbedingungen, eure Konventionen und Gewohnheiten. All dies beeinflusst Inhalt, Form und Atmosphäre der Kommunikation:

• Welche Themen werden wo besprochen? Wo entschieden? Gibt es um die Organisation der Kommunikation herum Unklarheiten? Fühlen sich die, die Entscheidungen umsetzen müssen, ausgegrenzt? Frustriert? Nicht gehört? Wie konsistent sind Orte der Kommunikation und Orte der Entscheidungen?
• Wer in der Organisation fühlt sich als Träger von „Bedeutung“, vielleicht gegenüber dem Wandel? Haben sich härtere oder weichere Fronten entwickelt, vielleicht zwischen dem „Wofür wir immer standen“ und dem „Worauf wir jetzt achten müssen (Marge)“?
• Wie klar, fokussiert und zügig werden Entscheidungen getroffen? Werden Dinge zerredet oder wird blind ohne Nachdenken entschieden? Wo? Von wem? Was machen diese Entscheidungsprozesse mit der Organisation?
• Wie sehen formelle und informelle Anreizsysteme aus? Werden bspw. Partikularinteressen gefördert, aber die Kommunikation „from the top“ betont gebetsmühlenartig die Zusammenarbeit und das „Wir“?
• Wie beeinflussen historische Strukturen, bspw. aus Fusionen heraus, auf informelle Weise die eigentliche Kommunikation? Welchen Einfluss haben solche Strukturen auf die formellen Kommunikationskanäle?

Baustein 1c – Arbeit im Team: Tieferliegende Muster erkennen und auflösen

Weiter geht es im nächsten Schritt darum, dass ihr euch transparent macht, welche tieferliegenden, oft automatisierten Muster eure tägliche Kommunikation im Team beeinflussen. Es geht darum, eure tagtäglich eingeübten Kommunikationsfallen zu erkennen:

• Wie authentisch ist eure Kommunikation? Gibt es einen Unterschied zwischen „walk“ (Handeln) und „talk“ (Reden)? Und warum sabotiert dies gute Kommunikation? Und was könnt ihr stattdessen tun?
• Wie stark dominiert bei euch das eher dominante „Durchsetzen“ gegenüber dem eher offenen, explorierenden „Lernen“ in der Kommunikation? Und warum? Wie könnt Ihr damit umgehen? Wie findet ihr für euch und situationsspezifisch die richtige Balance?
• Wer spielt welche Rolle in der Kommunikation in eurem Team? Wer ist eher der Macher, wer sind Unterstützer? Wer ist in der Opposition? Und wer auf der Seitenlinie? Und warum? Wie stärkt es euch, diese Rollen transparent zu machen? Wie erkennt ihr dysfunktionale Muster und wie (bspw. den „toxischen Saboteur“) und wie geht ihr damit um?
• Welche Glaubenssätze und Tabus beeinflussen eure Kommunikation? Was beeinflusst noch euer Vertrauen, euer Lernen und euer Handeln? Wie könnt ihr diese Glaubenssätze und Tabus offenlegen und verändern?

Baustein 1 – Zusammenfassung: Arbeit am Ökosystem der Kommunikation – unsere Empfehlung

Wir laden Führungskräfte und Teams ein, regelmäßig auf der Metaebene auf ihre Führung und Kommunikation zu blicken – nach innen, oben und außen. Und formelle und informelle Kommunikationsstrukturen bewusst zu gestalten und nicht dem Zufall zu überlassen.

Dabei sollten geführte Teams selbst Kommunikationsstrukturen mitgestalten dürfen. Aus der Perspektive der Führungskraft empfehlen wir eine regelmäßige bewusste, aktive Kalibrierung mit den jeweiligen Teams in Form eines jährlichen „Workshops zur Meta-Kommunikation der Führung“, ein klar strukturiertes, initial moderiertes Format.

Baustein 2: Schaffe Vertrauen, schaffe also “sichere Räume” für eure Kommunikation!

Wann kann gute Kommunikation entstehen? Oder: Was ist gute Kommunikation? Gute Kommunikation basiert unserer Meinung nach auf Vertrauen – Vertrauen auf der Beziehungsebene.

Vertrauen ist die Sicherheit, dass mein Gegenüber Ausgesprochenes nicht gegen mich verwendet. Vertrauen ist die Sicherheit, kontroverse Dinge leidenschaftlich aussprechen zu können, ohne bestraft zu werden. Und andersherum die Erlaubnis an sich selbst, abweichende, leidenschaftlich vorgetragene Botschaften wahrzunehmen, zu respektieren und zu betrachten.

Der Gedanke des „sicheren Raumes“ ist so grundsätzlich, dass er bei vielen Autoren und in vielen Coachings und Trainings wieder auftaucht, sei es bei Simon Sinek als „Circle of Safety“, sei es bei Lencioni (5 Dysfunktionen eines Teams) als Vertrauen und Konfliktfähigkeit.

Baustein 3: Lerne, wirklich zuzuhören!

Um zu lernen, gemeinsam wirklich zuhören zu lernen, laden wir gerne zu folgenden Übungen ein:

• Nutze die sogenannte Schlussfolgerungsleiter aktiv: Dieses Tool hilft, zu verstehen, wie wir oder andere von einem Input (Reiz) zu einem Output (Verhalten) kommen, wie unsere Gehirne arbeiten.
  Wir unterscheiden folgende Sprossen der Schlussfolgerungsleiter:
  • Sprosse 1: Beobachten (Was höre und sehe ich? Was beobachte ich beim anderen und in mir?)
  • Sprosse 2: Erklären (Warum sagt mein Gegenüber das, was ich wahrgenommen habe? Wie erkläre ich die Botschaft? Den Wunsch? Was ist dahinter?)
  • Sprosse 3: Bewerten (Wie passt das, was ich höre, zu meinen Werten? Zu meinen Bedürfnissen und Gefühlen? Zu den vielleicht unterschiedlichen Bedürfnissen und Gefühlen des oder der anderen?)
  • Sprosse 4: Reagieren (Wie reagiere ich? Wie reagieren andere?)
• Oft stolpern wir oder unsere Gesprächspartner entlang dieser Sprossen – unser Zuhören ist dann dysfunktional:
  • Wenn Gefühle hochkochen, sind wir im Tunnel und beobachten dann stark gefiltert.
  • Wir haben schnell vorgefertigte Erklärungen: „Jetzt kommt der schon wieder damit … der will nur dies und jenes.“
  • Wir springen sofort zu einer Bewertung: „Das ist schlecht, meine Werte sind andere.“
• Dysfunktionales Zuhören aufzulösen – bei einem selbst, im Führungsteam, in operativen Teams – ist Grundlage für gute Kommunikation, intensiven Austausch, neue Perspektiven und somit für eine gute Performance. Wir empfehlen also: Trenne Beobachtung, Erklärung und Bewertung bewusst, erlaube andere Erklärungen und Bewertungen. Und fördere dies auch im Team.
• Sei dir deiner eigenen Gedanken und Gefühle bewusst: Mach dir bewusst, wie viel deiner Wahrnehmung tatsächlich von außen, von anderen kommt und wie viel und was deiner Wahrnehmung aus deinen Gefühlen, deinen Glaubenssätzen, somit deiner Prägung heraus resultiert.
• Höre ohne Widerstand: Versuche inneren, emotionalen oder rationalen Widerstand beim Zuhören zu identifizieren, lasse ihn in dir stehen und versuche bewusst loszulassen. Trete gedanklich und emotional noch einmal zur Seite.

Wir laden dich ein, diese Tools auszuprobieren und anzuwenden. Finde deinen individuellen Weg, Raum für den anderen zu geben, neue Perspektiven, andere Erklärungen und Werte zuzulassen.

Baustein 4: Ermögliche Spannungen und erlaube Emotionen!

In diesem Baustein geht es darum, Reichtum aus Spannungen und Emotionen zu entdecken, zuzulassen und zu nutzen. Folgende beispielhafte Praktiken sind hilfreich:

• Unterstütze andere oder emotionale Sichten: Lasse in der Kommunikation unterschiedliche Perspektiven zu, fördere die Aussprache, auch in Situationen mit starken Gefühlen (Ärger, Wut, Angst). Wird Unausgesprochenes nicht bearbeitet, wird es immer wieder an die Oberfläche kommen und euch „sabotieren“.
• Lerne, Spannung auszuhalten: Lerne, Spannungen auszuhalten und nicht in einen „fight, flight or freeze“-Modus zu fallen.
  
  Emotional geladene Gespräche haben oft eine hohe Dynamik. Lasse diese Dynamik zu und stelle dir vor, du bist im Zentrum eines Rades, in der Nabe. Du beobachtest die Dynamik von dort. Die Speichen des Rades sind die unterschiedlichen Perspektiven, das Rad dreht schnell, aber die Nabe ist ruhig.
  
  Finde deine persönlichen Wege, um unter Druck oder Stress zurück in das Bild der Nabe zu kommen. Wenn du auf dem äußeren Rand des drehenden Rades sitzt, wird dir nur schwindlig. Dabei können dir ein bestimmtes Körpergefühl helfen, oder Atemübungen. Andere gute Ansätze kommen aus dem Aikido oder dem somatischen Coaching.

Wir laden euch ein, auch diese Ideen auszuprobieren. Beobachtet, wie ihr euch immer besser zentrieren könnt und von der Nabe aus mehr und neue Perspektiven wahrnehmt.

Baustein 5: Gebe echten Raum zum gemeinsamen Denken!

In den vorherigen Bausteinen ging es um wirkliches Zuhören und darum, Spannungen und Konflikte auszuhalten. Wir nehmen intensiv wahr, unterbrechen dysfunktionale Prozesse rund um die Schlussfolgerungsleiter und sehen und respektieren unterschiedliche Perspektiven.

Wie kommen wir von dort zum gemeinsamen Denken, zu einem echten, kreativen, offenen Dialog?

Hierzu gibt es eine Vielzahl nützlicher Tools, die alle darauf abzielen, die gedanklichen Kommunikationsräume aufzuweiten, beispielsweise:

• Hinterfrage vermeintliche Sicherheit: Reflektiere: Worüber bist du (seid ihr) sicher? Warum bist du (seid ihr) so ‚verdammt‘ sicher? Was ist der Nutzen des Glaubens an diese Sicherheit? Was wäre, wenn du (ihr) loslässt? Was könnte passieren? Was sind deine oder eure Ängste?
• Suche Fragen, nicht Lösungen: Überlege dir: Welche Fragen sind noch wichtig? Gerade die schweren, tiefen, komplexen Fragen sind interessant. Nehmt euch Zeit, nach „Fragen zu graben“, ohne diese gleich zu beantworten.
• Untersuche das „Dazwischen“: Identifiziere die Themen, in denen die Gruppe polarisiert kommuniziert. Was sind die Extreme? Was gibt es ‚dazwischen‘? Vielleicht findet ihr Perspektiven, Optionen, Lösungen, die fundamental neu, besser, gut sind. Und nicht nur ein Kompromiss.
• Externalisiere das Denken: Habt ihr ein Konfliktthema zwischen zwei Parteien, lasst es nicht zwischen diesen beiden ausgetragen werden, sondern findet freiwillige Stellvertreter, die im Konflikt emotional oder inhaltlich nicht so stark involviert sind. Die Stellvertreter führen für die Konfliktparteien (nach Instruktionen durch diese) den Dialog. Adressiert im Debriefing neue Perspektiven, Gefühle, Gedanken etc.

Wir laden dich auch hier ein, diese Tools auszuprobieren. Finde deinen individuellen Weg, anzuhalten, tiefer zu gehen, mehr Fragen zu stellen. Ermögliche echten, kreativen, Neues schaffenden Dialog.

Baustein 6: Kommuniziert mutig und klar!

Schließlich geht es in diesem Baustein – endlich – auch darum, wie du dich äußern und selbstbewusst deine eigene Position finden und kommunizieren kannst. Und dein Team zu dieser Klarheit und zu diesem Mut findet.

Auch dies behandeln wir in Coaching, Teamentwicklung und Training, beispielsweise mit folgenden Tools:

• Frage dich: „Was ist deine Musik – und wer soll sie spielen?“ Was sind deine Themen? Dein Ich? Deine Botschaften? Deine Musik? Willst du „nur“ Gedanken, Perspektiven anderer wiederholen oder dein eigenes „Ding“ finden? Und willst du deine Musik spielen oder spielen lassen?
• Überwinde Selbstzensur: Deine eigene Musik zu spielen, macht manchmal Angst. Beobachte dich: Wo zensierst du dich selbst? Warum? Probiere aus, neue Musik zu spielen, neue Türen zu öffnen, neue Botschaften zu senden. Du wirst feststellen: Es ist nicht zu deinem Schaden.
• Spreche aus deinem Zentrum: Mut, deine Musik zu spielen, findest du in dir. Die somatischen Übungen, wie oben unter „Zentrieren“ beschrieben, helfen, Mut zu finden – und gut zu musizieren.
• Springe ins Leere: Spürst du in Gesprächen innere Leere? Weißt du nicht, wie du reagieren sollst? Keine Idee? Keine Antwort? Lasse Pausen zu, zentriere dich und erlaube dir, zu improvisieren. Spiegle, was du spürst, lass es aus einer starken Zentrierung heraus deine Gedanken und Fragen laufen.
• Lass Musik im Team entstehen: Übung für eine Gruppe – lasst nach jedem Redebeitrag eine Sekunde Stille zu. Spürt, was aus dem Redebeitrag heraus entsteht. Welche Musik im Team gemeinsam gespielt wird.

Wir laden dich ein, deine und eure Musik, dein und euer „Ich“ zu finden, Selbstzensur zu überwinden und im Team zu musizieren!

Unsere Einladung

Kommunikation ist die zentrale Grundlage deines Erfolgs als Führungskraft, deiner Teams und deines Unternehmens.

Gerne unterstützen wir euch. Vielleicht braucht es nur ein paar Gedankenanstöße oder ein Training. Vielleicht können wir euch auch anleiten und euren Weg zu mehr Ruhe, mehr Vertrauen, mehr Sicherheit, besserem Dialog und tollen Ergebnissen begleiten.

Wir unterstützen dich gerne. Rufe mich an, erzähle mir dein individuelles Thema und lass uns überlegen, welche Maßnahmen die Kommunikation bei euch verbessern werden.

Hier kannst du einen unverbindlichen Gesprächstermin ausmachen.